捨てられず引き出しの中に大量に溜まった紙の書類はありませんか？
そういった紙の書類は、いつも肝心な時に見つからず必要な時に時間をかけて探す羽目になります。
実は思っている以上に書類探しに時間をかけています。
コクヨが2017年に行った調査では、1人当たりの書類を探す時間は、1日平均約20分。これを1年間に換算すると、約80時間に相当します。
そんな方には「スキャナー」と「OneNote」の組合せでの整理・管理がおススメです。
私も何年も前から紙で送られてくる書類などをスキャナーでＰＤＦ化してOneNoteで整理・管理しています。このやり方で大量の紙書類を減らし、探す手間から解放されただけでははなく、パソコンがない状態でもスマホを使って見ることができ、とても便利です。
そこで皆さんにOneNoteで整理・管理する方法を解説します。
スキャナーで紙書類をＰＤＦ化
紙で配られる書類やプリントは、スキャナーで事前にＰＤＦ化します。
もちろん一般的なスキャナーであれば「.jpg」等の画像ファイルとして取り込むこともできますが、紙書類の場合はPDFファイルとして取り込むことをおススメします。
ＰＤＦファイルとして取り込む３つ理由
- 視認性：複数ページの書類を１つのPDFファイルにまとめられます。
- 互換性: どのデバイスでも同じように表示されるため、フォーマットが崩れる心配がない。
- 安全性： パスワード保護や暗号化ができるほか、編集を制限できるため内容の改ざんを防ぐ。
PDFファイルは利便性が高く、その後の管理手間も省力化できます。
そうよね。
何枚もある紙の書類を１つのファイルとして管理できるのはＰＤＦだけよね
すでにスキャナーをお持ちであれば、わざわざ改めて購入する必要はありませんが、そのスキャナーにＰＤＦ機能があることを確認してください。
まだ、持っていなければ、Canon『CanoScan LiDE 400』がおススメです。
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- 価格が安い（１万円以下）
- 構造がシンプル（コンセント不要、USBケーブルをパソコンにつなぐだけ）
理由１としては「価格が安い」です。
他にもたくさんのスキャナーが販売されている中で１万円を切る価格はこの製品だけです。
理由２としては「構造がシンプル」です。
WIFI機能がないためパソコンとはUSBで接続するしかありませんが、そのかわり別ケーブルの電源を必要としません。
また、スキャナーを操作するアプリケーションを簡単操作できることも特長です。下の画面がCanonが提供している「IJ Scan Utility」です。
PDFファイルをパソコンに取り込む際は、「文書」のボタンをクリックするだけになります。特に初期設定を変更することはありません。
PDFファイルをOneNoteで整理するための３ステップ
紙書類をPDFファイルとしてパソコンに取り込んでも必要な時に探し出せなければ意味がありません。
そこで『OneNote』の出番です。
『OneNote』はMicrosoftが提供するデジタルノートブックのアプリケーションです。
※はじめてOneNoteをご利用される方は、Microsoftアカウントを取得し、ログインした状態で利用してください。
単純にパソコンのフォルダに収納で終わりにしてしまう方が多いと思いますが、それではフォルダ階層が複雑になり、結果どこに保存したかわからなくなります。しかもパソコンがなければ後で見直すことができません。
実はパソコンの『OneNote』で整理・管理しても、あとでスマホの『OneNote』で見ることができます。
これは機能というより単純に同じアカウントでログインして同期すればPDFファイルを見ることができます。出かけ先でもPDFファイルを探してみることができるのは、すごくありがたいです。
次の３ステップで作業を進めます。
①ノートを作成する。
②ページにPDFファイルを「印刷イメージ」で挿入する。
③ページに名称を付ける。
①ノートを作成
ノートを作成するにあたって『OneNote』の特徴的な機能である「ノート」と「ページ」を理解する必要があります。その名のとおり紙のノート、ページと同じ意味です。
つまり『OneNote』は複数あるノートを格納している本棚になります。
例えばノートのイメージは・・・
１冊目は「学校」関連のノート
２冊目は「塾」関連のノート
３冊目は「自治会」関連のノート
『OneNote』のノートは、何冊も好きなように作ることができます。
ノートには何枚ものページがあると考えればイメージが湧くと思います。
またページについても・・・・
例えばノート「学校」のページのイメージ
１ページ目 授業参観の案内
２ページ目 冬休みの注意事項
ノート同様に何枚も好きなように作ることができます。
ページには、文字を入力したり、画像や動画を添付できます。
このOneNoteの「ノート」と「ページ」という基本的な考え方さえ理解できれば、PDFファイルの整理と管理が簡単にできるようになります。
ノートは「学校」,「塾」,「自治会」など、自分のわかりやすい項目で作成してください。
②ページにPDFファイルを「印刷イメージ」で挿入
ノートができれば、あとはページにPDFファイルを挿入します。
挿入は「印刷イメージ」で作業します。
そうすると、ページではPDFファイルの内容を小さく表示してくれるので後から探すときに便利です。
PDFファイルをページに挿入する場合は、「印刷イメージ」にすると後で探す時にわかりやすい。
③ページに名称をつける
最後のステップになります。
PDFファイルを挿入したページに名称をつけます。
後で探し出す時の検索ワードになりますのでわかりやすい名称がいいでしょう。
私の場合はあまり考えず、機械的に書類のタイトルを入力しています。
例えば、PDFファイルのタイトルが「令和６年度 授業参観の案内」ならそのまま入力しています。
後で簡単に探し出せるようなタイトルをつけてください。
まとめ
①スキャナーでＰＤＦ化した書類をOneNoteで整理・管理して紙書類を減らせる。
②OneNoteでの整理・管理は、書類探しに時間を費やすことがなくなる。
③OneNoteで整理・管理したPDFファイルは、スマホで閲覧することもできる。
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